Was die ITIN ist — und was nicht
ITIN steht für Individual Taxpayer Identification Number. Es ist eine neunstellige Nummer, die die IRS an Personen ausgibt, die eine US-Steuernummer brauchen, aber keine Sozialversicherungsnummer bekommen können. Sie beginnt immer mit einer 9.
Grenzen wir sie zuerst gegen die anderen Nummern ab, weil hier viel durcheinandergeht:
| Nummer | Für wen | Wofür |
|---|---|---|
| SSN | US-Bürger, Personen mit Arbeitserlaubnis | Steuern, Sozialversicherung, Kredit |
| ITIN | Privatpersonen ohne SSN-Anspruch | ausschließlich Steuerzwecke |
| EIN | Unternehmen, auch deine LLC | Steuernummer der Gesellschaft |
Was die ITIN ausdrücklich nicht ist:
- Kein Aufenthaltstitel und keine Arbeitserlaubnis.
- Kein Nachweis eines rechtmäßigen Status in den USA.
- Keine Voraussetzung für die Gründung deiner LLC.
- Keine Voraussetzung für die EIN.
- In der Regel keine Voraussetzung für ein US-Geschäftskonto.
Nicht zuerst die ITIN
Ein häufiger Ablauf-Fehler: Gründer beantragen die ITIN als ersten Schritt und warten Wochen, bevor sie mit der Gründung weitermachen. Das ist die falsche Reihenfolge. LLC-Gründung, EIN und Geschäftskonto funktionieren ohne ITIN. Setze die ITIN parallel oder danach an — sonst blockierst du dich selbst für zwei Monate.
Wer eine ITIN wirklich braucht
Die IRS gibt eine ITIN nicht auf Wunsch aus, sondern nur bei nachgewiesenem steuerlichem Bedarf. Das ist der Kern des Verfahrens und der Grund, weshalb Anträge ohne belegten Zweck abgelehnt werden. Typische Konstellationen bei DACH-Gründern:
- Du musst eine US-Steuererklärung abgeben. Etwa Form 1040-NR, weil du Einkünfte mit US-Bezug hast, die eine Erklärungspflicht auslösen.
- Du willst Abkommensvorteile in Anspruch nehmen und musst dich dafür identifizieren.
- Du bist an einer Partnership beteiligt, die dir ein Schedule K-1 ausstellt.
- Du erzielst US-Mieteinkünfte — siehe Real Estate mit US LLC.
- Du willst US-Privatkreditkarten beantragen. Kein Steuerzweck im engeren Sinn, aber praktisch der häufigste Grund bei unseren Kunden — Amex und Chase fragen nach einer SSN oder ITIN.
Für den letzten Punkt gilt eine Klarstellung, die selten gemacht wird: Der Kartenwunsch allein ist kein Antragsgrund gegenüber der IRS. Es braucht einen echten steuerlichen Anknüpfungspunkt. Der Kartenzugang ist die Folge, nicht die Begründung. Was danach möglich wird, steht in US Business Credit aufbauen.
Form W-7 ausfüllen — die kritischen Felder
Der Antrag selbst ist Form W-7. Zwei Seiten, überschaubar — mit einigen Feldern, an denen Anträge regelmäßig scheitern.
Der Reason Code
Oben auf dem Formular wählst du aus einer Liste den Grund für den Antrag. Diese Auswahl bestimmt, welche Nachweise du beilegen musst. Ein Reason Code, der nicht zu den beigefügten Unterlagen passt, führt zur Ablehnung — das ist der häufigste Einzelfehler überhaupt.
- Nichtansässige Person, die Abkommensvorteile geltend macht.
- Nichtansässige Person, die eine US-Steuererklärung abgeben muss.
- Weitere Fälle für Angehörige, Studierende und Sonderkonstellationen.
Name und Geburtsname
Der Name muss exakt mit dem Pass übereinstimmen. Umlaute sind der Klassiker: Wenn im Pass „Müller“ steht, dann schreibe „Müller“ — nicht „Mueller“. Weicht die Schreibweise ab, passt der Identitätsnachweis formal nicht zum Antrag.
Adresse
Deine tatsächliche Wohnadresse in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Wenn du hier eine US-Mailbox-Adresse einträgst, entsteht ein Widerspruch zu deinem Status als nichtansässige Person — und damit ein Rückfragegrund.
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Danach ist der Weg klar.
Wir prüfen, ob du überhaupt eine ITIN brauchst, welcher Reason Code passt und welchen Nachweisweg wir für dich wählen — bevor du etwas an die IRS schickst.
LLC + ITIN Paket ansehen →Der Identitätsnachweis — hier scheitern die meisten
Die IRS muss deine Identität und deine Ausländereigenschaft überprüfen. Ein einfacher Pass ist dafür grundsätzlich ausreichend — die Frage ist nur, in welcher Form du ihn beibringst. Es gibt drei Wege.
| Weg | Ablauf | Risiko / Aufwand |
|---|---|---|
| Original einsenden | Du schickst deinen Pass physisch an die IRS. | Du bist wochenlang ohne Pass. Für die meisten indiskutabel. |
| Beglaubigung durch die Ausgabestelle | Die Behörde, die den Pass ausgestellt hat, zertifiziert eine Kopie. | Kein Passverlust, aber Termin und Aufwand bei der Behörde. |
| Certifying Acceptance Agent | Ein von der IRS zugelassener Agent prüft das Original vor Ort und bestätigt es. | Pass bleibt bei dir, Kosten für den Agent. |
Notarielle Beglaubigung genügt nicht
Der teuerste Irrtum in diesem Verfahren: Eine Beglaubigung durch einen deutschen Notar oder eine Apostille erfüllt die Anforderung nicht. Die IRS akzeptiert die Zertifizierung durch die ausstellende Behörde oder durch einen zugelassenen Acceptance Agent. Wer eine notarielle Kopie einsendet, wartet zwei Monate auf eine Ablehnung.
Für Antragsteller aus dem deutschsprachigen Raum ist der Weg über einen Certifying Acceptance Agent in der Praxis meist der beste: Der Pass verlässt deine Hand nicht, und der Agent erkennt Formfehler, bevor der Antrag rausgeht. Weitere typische Ablehnungsgründe haben wir in ITIN abgelehnt — die 6 häufigsten Gründe gesammelt.
Wie lange es dauert und wie der Ablauf aussieht
Rechne mit 7 bis 11 Wochen von der Einreichung bis zum Bescheid. In der US-Steuersaison zwischen Januar und April wird es länger, weil dann die meisten Anträge zusammen mit Steuererklärungen eintreffen. Es gibt kein Express-Verfahren und keine Statusabfrage, die dir verlässlich Auskunft gibt.
| Schritt | Was passiert | Dauer |
|---|---|---|
| 1 | Bedarf klären, Reason Code festlegen | 1 Tag |
| 2 | W-7 ausfüllen, Unterlagen zusammenstellen | 2–5 Tage |
| 3 | Identitätsnachweis beibringen (Behörde oder CAA) | 1–3 Wochen |
| 4 | Einreichung bei der IRS | Versand |
| 5 | Bearbeitung durch die IRS | 7–11 Wochen |
| 6 | Bescheid per Post an deine Adresse | — |
Wenn die ITIN da ist
Bewahre den Bescheid auf. Du brauchst die Nummer für künftige Steuererklärungen und für Anträge, die eine Steuer-ID verlangen. Ein Punkt, der oft übersehen wird: Eine ITIN kann verfallen, wenn sie über mehrere Jahre in keiner Steuererklärung verwendet wird. Wer sie dauerhaft nutzen will, sollte sie auch dauerhaft verwenden.
Fazit
Die ITIN ist ein Verfahren mit wenigen, aber harten Formalien. Wenn Reason Code, Namensschreibweise und Identitätsnachweis zusammenpassen, läuft es durch. Wenn einer der drei Punkte nicht stimmt, wartest du zwei Monate auf eine Ablehnung und fängst neu an.
Die wichtigste organisatorische Erkenntnis: Setze die ITIN nicht an den Anfang. Gründung, EIN und Banking funktionieren ohne sie. Wenn du beides parallel erledigen willst, deckt unser LLC + ITIN Paket genau diesen Ablauf ab.
Verfahren ändern sich
Anforderungen, akzeptierte Nachweise und Bearbeitungszeiten der IRS ändern sich. Prüfe die aktuellen Vorgaben zu Form W-7 vor der Einreichung. Dieser Artikel ist keine steuerliche Beratung.